Review Jurnal mengenai Business Process Reengineering untuk Supply Chain Management

Kali ini kita mau bahas jurnal tentang Business Process Reengineering (BPR) untuk Supply Chain Management. jurnal ini berjudul Reengineering the Romanian Timber Supply Chain from a Process Management Perspective oleh Peter Rauch dan Stelian Alexandru Borz.

Jurnal ini membahas pentingnya penerapan BPR pada rantai pasok hutan di Romania, yang membantu pengurangan birokrasi dan waktu lead time dengan solusi berupa web-based platform.

Penelitian ini dimulai dengan latar belakang bahwa terdapat perbedaan karakteristik antara rantai pasok hutan Romania dengan dengan negara Eropa Barat lainnya, tepatnya pada:

• Opsi Silvikultural dipilih (Silvikultur adalah praktik pengendalian proses permudaan, pertumbuhan, komposisi, kesehatan, dan kualitas suatu hutan demi mencapai aspek-aspek ekologi dan ekonomi yang diharapkan)
• Prosedur penjualan kayu
• Kondisi pasar
• Level teknologi digunakan
• Struktur organisasi stakholders

Struktur organisasi stakeholdersnya yang memiliki rantai birokrasi panjang, menyebabkan perlunya evaluasi. Perlu dilakukan identifikasi potensi optimisasi dan mendesain ulang proses untuk mengurangi rantai birokrasi.

Saat ini, di Romania, manajemen manajemen kehutanan dibagi-bagi menjadi beberapa tingkatan, namun perintah hanya dapat dikeluarkan dari level paling atas. Hutan di Romania terbagi 2, 50% milik negara yang dikelola oleh ROMSILVA, sementara 50% lainnya merupakan milik swasta yang dikelola oleh Private Forest District (PFD).

Gambar di bawah menunjukkan proses arsitektur dari sistem yang sudah ada, yang kemudian dilanjutkan model proses bisnisnya.

Proses Arsitektur

Model Proses Bisnis

Didapatkan jumlah interaksi antar unit yang digambarkan melalui tabel di bawah ini. Selain jumlah interaksi yang tinggi, terdapat beberapa kekurangan lainnya seperti: (1) Pertukaran informasi masih dalam format analog, (2) Tiap unit organisasi harus memiliki mail office, (3) Apabila terdapat error, tidak dapat memperbaikinya secara langsung.

Selanjutnya, kita akan membahas solusi yang ditawarkan yaitu:

• Membuat web-based platform

Platform ini nantinya ditujukan untuk 3 user, yaitu StateFD/PFD, Institusi kontrol, dan calon pembeli kayu. SFD/PFD bertugas untuk menyiapkan dokumen panen, Institusi kontrol bertugas untuk verifikasi dokumen panen dari sisi legal serta meneruskan pada direktur untuk penentuan disetujui/ditolak, sementara pembeli kayu akan menggunakan platform untuk menginput data pendaftaran peserta lelang. 

Pada platform ini, juga didesain skema lelang yang baru, yang terdiri dari beberapa aktivitas diantaranya:

1. FD mempublikasikan dokumen panen online
2. Peserta mendaftar melalui platform
3. Peserta memasang harga penawaran
4. Setelah deadline, petugas verifikasi dokumen peserta dan memilih pemenang
5. Sistem membuat draf kontrak, dikirimkan ke pemenang
6. Peserta lain akan dinotifikasi
7. Pemenang upload kontrak yang telah ditandatangani
8. Proses pemanenan dimulai

• Transfer Wewenang

Pemutusan rantai birokrasi dapat didukung dengan adanya transfer wewenang pembuatan keputusan pada manajer level bawah (level district atau unit), sehingga manajemen level atas dapat berfokus pada business development perusahaan.

Kesimpulan didapatkan berupa:

1. Perlu dilakukan rekayasa bisnis pada rantai pasok huta Romania yang bertujuan untuk mengeliminasi proses tidak efisien menggunakan web-based platform.
2. Rekayasa ini dapat mengurangi wait time (tidak perlu menunggu transfer dokumen secara analog melalui pos, sekarang menggunakan web yang dapat mengirim dokumen dalam hitungan detik) dan mengurangi cost (tiap unit tidak lagi membutuhkan kantor pos dan tidak perlu mengeluarkan biaya tiap kali mengirimkan dokumen).
3. Perlu diingat bahwa pada awal implementasi pasti terdapat investasi yang harus dikeluarkan untuk membuat platform. Namun, secara jangka panjang, keuntungan dari penggunaan platform ini akan mengkompensasi biaya investasi awal dan biaya training pekerja.